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Systemadministration » Moduleinstellungen

4.3  Kontakt

Neben der Rechteinstellungen können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. Sie können die Kommunikationsarten, die Adressarten, Aktivitätsarten, Korrespondenzsprachen sowie Zahlungskonditionen Verwalten. Diese können Sie per Klick auf den entsprechenden Link verändern.

Bei der Korrespondenzsprache, Zahlungskonditionen, Betreuung intern / extern können Sie einen Standardwert festlegen.

Die Adressklassierungsfelder können Sie selbst definieren. Diese Felder können bei jedem Kontakt eingetragen werden und dann entsprechend in der Kontaktdatenbank gefiltert werden. Eine Klassifizierung ist beispielsweise die Geschäftsregion (Nordwestschweiz, Mittelland, …). Sie können zwischen vier verschiedenen Möglichkeiten von Klassifizierungstypen wählen: Inaktiv, Dropdown, Radiobutton, Checkbox. Der Dropdown und der Radiobutton eignen sich für eine gezielte Auswahl wie zum Beispiel einer Region. Es kann jeweils nur eine Antwort angewählt werden. Bei einer Checkbox können jedoch mehrere Antworten angehakt werden.

4.4  Vermietung

In den Einstellungen des Vermietungsmoduls gibt es wiederum eine Unternavigation (Buttons oben). Auf der Hauptseite können Sie die einzelnen Benutzerrechte verwalten.

Auf der Seite der Systemeinstellungen können Sie die einzelnen Vorlagen anwählen, welche Sie zum Druck zur Verfügung stellen wollen. Zudem können Sie die Vertrags- und Mietbedingungen festlegen.

Wichtig ist auch das Konto der Buchhaltung. Auf diesem Konto werden dann die einzelnen Vermietungen abgebucht, wenn Sie diese abschliessen. Geben Sie hier einfach die entsprechende Kontonummer an, welche Sie in der Kontoübersicht finden.

Auf der Seite der Vorlagen können Sie das Aussehen der Offerten und Rechnungen bestimmen. Falls Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, empfehlen wir Ihnen zuerst eine Standardvorlage zu laden und diese dann entsprechend anzupassen.

Unter den Info Mails können Sie die Mailadressen verwalten, welche diese Mails erhalten sollen. Dies betrifft im Modul Vermietung eine Mail, welche alle paar Wochen informiert, bei welchen Geräten eine Revision fällig wäre.

4.5  Verkauf

Hier sind ähnliche Einstellungen wie bei der Vermietung möglich. Wie immer finden Sie zuerst die Tabelle mit den Konfigurationen zu den Benutzerrechten. Dann finden Sie die Tabelle für die Mailadressen, welche die Infomails erhalten sollen. Rechts können Sie zudem noch das Abrechnungskonto der Buchhaltung einstellen. Hier müssen Sie einfach die entsprechende Kontonummer angeben, welche Sie in der Kontenübersicht finden.

Die Vorlagen können Sie unter dem Menüpunkt Vorlagen verwalten. Hier empfehlen wird zuerst die Standardvorlage zu laden und diese danach anzupassen.

4.6  Kassabuch

Beim Modul Kassabuch können Sie lediglich die Rechte verwalten. Die Kontenverwaltung ist unter dem Menüpunkt Konten möglich.

4.7  Dokumente

Hier sind nur Einstellungen bezüglich der Benutzerrechte möglich. Sie können einem Benutzer auf alle Dokumente schreibenden Zugriff geben oder nicht. Falls ein Benutzer die Struktur verändern kann, kann er die Hauptorder verwalten.

Unter dem Menüpunkt Struktur kann dieser Benutzer dann neue Ordner anlegen. Wenn Sie unter Struktur auf den Button „Rechte anzeigen“ klicken, können Sie für die Benutzer den Zugriff auf einzelne Ordner anpassen.

4.8  Personal

Unter den Personaleinstellungen können Sie neben den Rechteeinstellungen und den Mailadressen für die Infomails auch noch die Wahlmöglichkeiten der Personalstatus verändern.

4.9  Zeit / Spesen

Um die verschiedenen Spesenarten zu definieren, können Sie in der Tabelle rechts oben, neue Arten hinzufügen und ändern. In der Tabelle darunter können Sie die Absenzarten verwalten und weitere grundlegende Moduleinstellungen vornehmen. Die Farbe bei den Absenzarten wird dann in der Übersichtstabelle der Absenzen für den entsprechenden Absenztyp verwendet.

4.10  Buchhaltung

Falls Sie die Buchhaltung neu aufsetzen, hilft Ihnen ein Installationsvorgang.

Dort können Sie alle grundsätzlichen Einstellungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen eine Kontenplanvorlage zu verwenden und diese gegebenenfalls anzupassen. Damit können Sie sich viel Arbeit und Zeitaufwand ersparen.

Nachdem Sie den Installationsvorgang ausgeführt haben können Sie unter den Einstellungen noch die Benutzerrechte verändern. Hier lohnt es sich sehr die Rechte der Mitarbeiter einzuschränken. Wir empfehlen, dass nur der Buchhalter die kompletten Rechte am Modul besitzt und damit der einzige ist, welcher eine Rechnungsperiode abschliessen kann.

Es ist möglich die Rechte eines Benutzers auf die einzelnen Konten einzuschränken. Dies können Sie unter Konten – Rechte anzeigen erledigen.


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