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3.6  Personal

Mit dem Modul Personal bzw. Einsatzplanung, können Sie ihre Anlässe verwalten. Das heisst Sie haben die Möglichkeit einen Anlass hinzuzufügen (sogar diesen mit einem Mietvertrag zu verknüpfen). Das Personal, welches am Anlass arbeitet kann dann eingeplant werden und eine Übersicht erstellt werden. Zudem können Sie Meetings einberufen. Das heisst, Sie haben die Möglichkeit Protokoll bzw. Traktanden zu führen, Teilnehmer hinzuzufügen und per Email einzuladen.

 

3.6.1  Meeting erstellen und verwalten

Der Menüpunkt Meeting führt Sie zur Übersichtsseite aller offenen Meetings. Unten finden Sie den Link um ein neues Meeting hinzufügen zu können.

Hier können Sie die einzelnen Traktanden zum Meeting hinzufügen und zu den Traktanden Protokoll führen. Daraus können Sie automatisch ein Protokoll oder eine Traktandenliste generieren lassen und per Mail (unter Email) an alle Teilnehmer versenden. Die Teilnehmer fügen Sie im Reiter Teilnehmer hinzu. Diese können Sie aus den Kontakten auswählen (Solche welche als Personal markiert wurden). Es ist auch möglich externe Personen hinzuzufügen.

 

3.6.2  Anlass hinzufügen  und verwalten

Im Reiter Anlass ist es möglich neue Anlässe hinzuzufügen, zu bearbeiten [  ] oder zu löschen [  ].

Sobald ein neuer Anlass hinzugefügt wurde ist es möglich Personal zum Anlass hinzuzufügen [  ] und die Schichten einzuteilen  [  ].

 

3.6.2.1  Schicht einteilen

Zuerst empfehlen wir die Schichten einzuteilen. Dazu klicken Sie auf die Lupe [  ] und Sie gelangen auf folgende Übersichtsseite:

In der oberen Tabelle geben Sie die Zeiten der einzelnen Schichten an (Maximal zehn Stück). Unten definieren Sie die verschiedenen Einsatzorte (Bsp: Bar, Bühne, Eingang, …). Zu jedem Einsatzort definieren Sie dann, wie viele Personen in einer bestimmten Schicht benötigt werden. Die Nummern oben an der Tabelle der Einsatzorte entsprechen jeweils den Nummern der Schichten. Im oberen Beispiel werden drei Personen für die zehnte Schicht auf der Bühne benötigt.

3.6.2.2  Personal einteilen

Um das Personal einzuteilen klicken Sie auf das Personal Icon [  ]. Dann wird Ihnen eine Liste mit Ihrem gesamten Personal bestand gezeigt. Wichtig ist, dass der richtige Event oben links angewählt ist („Personal für:“). Um ein Mitarbeiter in gewisse Schichten einzuteilen klicken Sie einfach auf die Lupe [  ] der entsprechenden Person.

Hier können Sie nun die Person auf die verschiedenen Schichten einteilen. Dazu wählen Sie einfach bei der entsprechenden Schicht den Einsatzort an. Es wird Ihnen immer angezeigt, wie viel Personal schon eingeteilt ist („Soll: … Ist: …“). Zudem können Sie einstellen, ob die Person zugesagt hat oder nicht (Status).

3.6.2.3  Einsatzplan drucken, versenden

Sie können nun den Einsatzplan ausgeben. Dazu finden Sie im Register Personal vier Buttons (PDF, CSV-Export, Email, Einsatzplan). Mit dem Button PDF, wird Ihnen eine Liste mit Ihrem gesamten Personalbestand generiert. Mit dem Button CSV-Export können Sie die Tabelle für Excel exportieren.

Der Button Email öffnet Ihr Mailprogramm (Bsp. Outlook) und erstellt eine neue Email mit den Mailadressen Ihres Personals. Dies eignet sich, um beispielsweise den Einsatzplan an alle zu versenden.

Um den Einsatzplan zu generieren klicken Sie einfach auf Einsatzplan und Sie können diesen als PDF abspeichern.

 

Info Es wird nur das Personal ausgegeben, welches im Status auf „Ja“ eingestellt wurde.

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