QWA Online Help
Module » Vermietung

3.2  Vermietung

Das Modul Vermietung ist sehr umfangreich und wird für die Vermietung von Artikeln verwendet. Dazu müssen Sie zuerst einen Artikelstamm anlegen, um zu definieren welche Artikel Sie vermieten. Es gibt verschiedene kleine Helferlein, welche die Verwaltung Ihrer Artikel und Vermietungen sehr vereinfachen kann.$

 

3.2.1  Artikel anlegen

Sie finden in der Modulnavigation einen Menüpunkt Artikel. Sobald Sie diesen angewählt haben, erscheint Ihnen ein Suchfeld und eine Tabelle mit den zuletzt angelegten Artikeln. Unter der Tabelle finden Sie den Link „Neuen Artikel erfassen“.

Erschrecken Sie nicht ab dem grossen Formular welches erscheint. Fast alle Daten sind optional und können Ihnen je nach Situation weiterhelfen. Hier gilt der Grundsatz: Je mehr Daten Sie abspeichern, umso mehr Funktionen werden Sie später benutzen können.

Wichtig ist der Artikelcode. Dieser ist einmalig und mit Ihm kann ein Artikel schnell gefunden werden. Um Ihnen die nächsten Schritte zu verdeutlichen nehmen wir als Beispiel einen Kühlschrank. Ein passender Artikelcode wäre hier beispielsweise „ksk“.

Die Reihenfolge wird gebraucht um den Mietkatalog zu generieren. Falls Sie keinen Katalog generieren möchten, können Sie dieses Feld einfach auslassen.

Die Bezeichnung steht für den Titel des Artikels und wäre in unserem Fall einfach „Kühlschrank“. Dazu gehört noch der Lang-, bzw. Kurztext mit welchen Sie den Artikel beschreiben können.

Wichtig für Sie ist sicher noch der Mietpreis und die Checkbox Rabattfähig, womit Sie einstellen können ob auf diesem Artikel ein Rabatt abgezogen werden kann oder nicht.

Unser Kühlschrank benötigt Strom. Dies können wir in der Leistungsaufnahme hinterlegen. Genauso wie das Brutto- und Nettogewicht, der Versicherungswert und Neupreis. Diese Daten werden für ein Datenblatt verwendet, welches Sie zu jedem Mietauftrag ausdrucken können. Dort wird ausgeben, wie viel Strom alle Artikel zusammen für diesen Auftrag verwenden oder wie viel das komplette Material wiegt. Dies kann beispielsweise die Logistische Planung um einiges vereinfachen.

Sehr wichtig ist wiederum die Stückzahl. Daneben finden Sie noch den Lagerort, welcher auch auf dem Datenblatt ausgegeben wird.

Unser Kühlschrank sollte alle 10 Einsätze kontrolliert und revidiert werden. Falls Sie diesen Punkt ausfüllen wird Ihnen nach 10 Einsätzen automatisch gemeldet, dass der Kühlschrank gewartet werden muss. Falls Sie eine Revision erledigt haben, müssen Sie das Datum bearbeiten und das System zählt wieder die Einsätze ab diesem Datum.

Weiter unten können Sie zum Artikel noch ein Bild hinzufügen und angeben, ob es im Katalog erscheinen soll, ob es für Ihre Geschäftspartner sichtbar sein soll und ob der Artikel gesperrt ist.

Info Es ist möglich, seinen Artikelstamm einer Partnerfirma zur Verfügung zu stellen. Falls Sie daran Interesse haben nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Falls Sie zu Ihrem Kühlschrank eine Quittung oder eine Bedienungsanleitung erhalten haben, empfiehlt es sich, dass Sie diese auf der rechten Seite dem Artikel hinzufügen. Mit dem Dateiupload können Sie die entsprechenden PDFs dem Artikel hinterlegen. Somit finden Sie die dem Artikel zugehörigen Dokumente jederzeit auf die Schnelle.

3.2.1.1  Makros

Die Funktion der Markos besteht darin, mehrere Artikel in einer Gruppe zusammenzufassen. Dies soll Ihnen erleichtern Mietverträge effektiv zu erstellen. Am einfachsten lässt sich die Funktion an einem Beispiel erklären:

Wir haben in unserem Artikelstamm zwei Produkte welche immer als Set vermietet werden: Ein Kühlschrank und ein Verlängerungskabel. Damit Sie beim Erstellen einer neuen Offerte nicht dauernd zwei Artikel hinzufügen müssen, haben Sie die Möglichkeit ein Makro zu erstellen. Sie können anschliessend einfach das Makro dem Vertrag hinzufügen und die Artikel im Makro werden automatisch in den Vertrag integriert.

 

3.2.2  Mietaufträge

Unter dem Menüpunkt Auftrag finden Sie die Liste aller offenen Vermietungsaufträge. Diejenigen oberhalb des dicken Strichs liegen in der Vergangenheit und müssen noch in der Buchhaltung abgerechnet werden. Um einen neuen Auftrag anzulegen klicken Sie auf den entsprechenden Link und Sie gelangen zu folgendem Formular:

Der obere Teil des Formulars ist für die allgemeinen Angaben. Zuerst muss dem Auftrag ein Kunde zugewiesen werden. Dazu klicken Sie auf die Lupe [  ] am rechten Rand. Sie gelangen nun in das Kontaktmodul wo Sie den Kunden suchen und durch Anklicken auswählen können.
Die restlichen Formularfelder sind Angaben zur Vermietungsdauer, Ausgabe-, Rückgabezeit und sonstige Informationen. Wichtig in diesem oberen Teil sind noch die Radiobuttons zuoberst, wo Sie eine Offerte automatisch in eine Reservation, dann in einen Vertrag und eventuell auch noch in eine gespeicherte Offerte umwandeln können.

Wenn ein Auftrag den Status Offerte hat werden die Artikel noch nicht reserviert. Das heisst, dass die Artikel zum gleichen Datum weiterhin offeriert werden können. Zudem wird unter der Option „Auftrag Drucken“ (ganz unten) nur die Offerte generiert und noch kein Vertrag. Sobald Sie die Offerte auf Reservation umschalten, werden die Artikel zum gegebenen Datum reserviert. Wenn Sie nun versuchen dieselben Artikel nochmals zu vermieten werden diese rot markiert.

Der untere Teil des Formulars wird dazu verwendet, die gewünschten Artikel dem Auftrag hinzuzufügen. Im Kasten „Hinzufügen“ geben Sie zuerst die Anzahl des gewünschten Artikels ein. Dann suchen Sie den Artikel mit einem Suchbegriff im Feld Art. Sobald Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt haben können Sie noch einen Rabatt einstellen.

Info Man kann jedem QWA Benutzer eine Rabattgrenze hinzufügen. Mehr dazu finden Sie im Teil Konfiguration.

 

Mit der Option „Auftrag Drucken“ können Sie die Offerten, Verträge oder Datenblätter zu einem PDF generieren lassen und danach ausdrucken oder per Mail verschicken.

 

3.2.3  Reparatur

Falls Sie einen defekten Artikel haben können Sie diesem im Menüpunkt Reparatur aufnehmen. Damit kann das System erkennen, falls gewisse Artikel in einem Event nicht zur Verfügung stehen. Zudem können Sie Notizen zur Reparatur hinzufügen, um Beispielsweise den genauen Defekt zu beschreiben.


© 2018 by stunex.ch