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Module » Zeit und Spesen

3.7  Zeit / Spesen

Das Modul Zeit und Spesen ist für die Zeit- und Spesenabrechnung Ihres Personals zuständig. Es ermöglicht Absenzen einzuplanen, Arbeitszeiten zu erfassen, sowie Projekte zu verwalten.

3.7.1       Absenzen

Ein Mitarbeiter kann mit seinem Zugang eine Absenz beantragen. Je nachdem wie die Benutzerrechte eingestellt sind, kann diese dann durch den Vorgesetzten bewilligt werden.

Um eine Absenz einzutragen muss nur das Formular unter der Tabelle ausgefüllt werden.

Sobald man einen Antrag eingegeben hat, wird dieser als gelber Balken angezeigt. Wurde die Absenz bewilligt (durch die Checkbox OK) wird sie in der entsprechenden Farbe angezeigt. Durch einen Klick auf die Lupe [  ] wird eine Liste aller Absenzen dieses Mitarbeiters generiert.

3.7.2       Zeit erfassen

Um Arbeitszeiten zu erfassen muss man auf das Register „Zeit erfassen klicken“. Es wird eine Tabelle aller erfassten Zeiten angezeigt. Unter der Tabelle ist ein Formular um einen neuen Eintrag hinzuzufügen. Als Administrator hat man die Möglichkeit diese Zeiterfassungen bewilligen zu lassen und Korrekturbuchungen vorzunehmen.

Man kann in der Spalte Pause einen Haken setzen oder nicht. Falls man den Haken setzt wird automatisch die obligatorische Pause abgezogen. Das heisst, man muss die Stunden am Morgen und Nachmittag nicht unterschiedlich eintragen. Es reicht die komplette Zeit vom Morgen bis am Abend einzutragen und die Checkbox zu aktivieren. Falls die automatischen Pausenabzüge vom Administrator aktiviert wurden, wird Ihnen die entsprechende Zeit abgezogen.

Info Die Funktion des automatischen Pausenabzugs, ist für die vom Gesetz vorgeschriebenen Pausen vorgesehen. Die Abzüge können vom Systemadministrator eingestellt werden.

 

Wenn man oben links auf das rote PDF-Icon [  ] klickt, kann man ein PDF mit einer Tabelle generieren lassen.

3.7.3       Archiv

Im Archiv kann man alle Spesen-, und Zeitabrechnungen jedes Mitarbeiters nachschlagen und als PDF ausgeben lassen.

3.7.4       Projekte

Sie können einzelne Projekte verwalten und über die entstandenen Kosten einen Überblick wahren. Dies wird mit Hilfe von Aufgaben gelöst. Das heisst Sie können in jedem Projekt Aufgaben erstellen. Falls Sie nun Spesen oder Zeiten eintragen, können Sie diese den einzelnen Aufgaben zuordnen. Schlussendlich ist es möglich für jedes Projekt das Total der Spesen anzuzeigen.

Im Bild oben sehen Sie die Aufgabe „Auslieferung“, welche noch in Arbeit (Status A) ist. Weiter wird der Verantwortliche angezeigt, die Projektierten Stunden, die gebrauchten Stunden, Lohnkosten, Spesen, Kostenstelle und das Saldo des Projektes.

Wenn Sie auf die Lupe [  ] der Aufgabe klicken, können Sie die einzelnen Angaben zur Aufgabe anzeigen lassen.

3.7.5       Pausen / Feiertage

Dies sind Einstellungsmöglichkeiten und werden daher im Teil Administration näher erwähnt.


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